Il CRM Hubspot offre diverse funzionalità, in grado di aiutarci nella gestione e nel controllo di questi accessi.
Lo scopo di queste feature è quello di garantire che ogni membro del team possa visualizzare, modificare e pubblicare solo determinati elementi, in modo da ridurre al minimo la possibilità di errore, e di compartimentare le informazioni sensibili, o riservate.
Al livello base, è possibile definire i privilegi di accesso a livello individuale (e volendo anche su più utenti contemporaneamente) andando ad indicare, a livello granulare, tutte le feature alle quali l’utente (o gli utenti) avranno accesso.
Potremo definire sia l’accesso ai Record (cioè ad esempio i dati dei Contatti, delle Aziende e dei Deal, presenti all’interno del CRM) in modo da rendere visibili sono quelli assegnati all’utente, oppure al team del quale fa parte (ulteriori indicazioni nei paragrafi successivi), sia l’accesso agli asset digitali creati (Email, Landing Page, Workflow, etc.).
Per farlo, accediamo alla schermata ‘Impostazioni’, quindi selezioniamo la scheda ‘Users & Teams’ e il pannello ‘Users’.
Selezioniamo uno o più utenti, quindi clicchiamo su ‘Edit’ per modificare i permessi. A questo punto avremo accesso alle diverse Tab di modifica:
Le selezioniamo quindi una per una, e andiamo a impostare gli accessi di dettaglio:
A seconda del tipo di elemento, per il quale andiamo a definire i dettagli di accesso, le opzioni saranno differenti. Solitamente, troviamo tre diversi livelli: ‘View’ (accesso in sola lettura), ‘Edit’ (accesso in lettura e scrittura) e il livello più alto, che a seconda degli asset permette la loro cancellazione (‘Delete’) nel caso di dati relativi ai record, oppure la loro pubblicazione (‘Publish’) nel caso di asset come Email, Landing Page, e Blog Post.
Una volta definito un set di accessi per un utente, è possibile copiarli su un altro, in modo da replicare la configurazione.
Queste funzionalità base permettono di organizzare e gestire gli accessi in maniera funzionale, per un team ristretto su un account di dimensioni medio-piccole.
Al crescere delle dimensioni del CRM e delle attività correlate, nonché all’aumentare delle funzioni aziendali coinvolte e degli asset digitali sui quali si lavora, spesso si rende opportuno effettuare un upgrade della licenza (verso un profilo Professional o Enterprise), che offrirà interessanti funzionalità aggiuntive, sul fronte della gestione ordinata di permessi e privilegi di accesso; vediamo quali sono.
Teams
I team rappresentano raggruppamenti di utenti, tipicamente organizzati per funzioni, che ci permettono di definire la visibilità degli asset, a seconda del team (o dei team) ai quali sono associati. Così come è possibile assegnare più team ad un singolo asset, è possibile assegnare un utente a più team (indicando però sempre quello primario, per ciascun utente).
In questo modo, il team Marketing potrà avere (ad esempio) accesso a ‘Marketing Email’ e ‘Landing Pages’, ma non ai ‘Deal’ negoziati dai colleghi Sales, e viceversa.
Permission Sets
I ‘Permission Set’ sono profili di accesso che vengono definiti allo stesso modo dei permessi individuali, ma vengono associati a determinati ‘Ruoli’, in modo da essere ribaltati su tutti quegli utenti ai quali viene assegnato quello specifico ruolo. In questo modo, la definizione dei privilegi non avverrà più a livello individuale, ma a livello di mansione.
Tornando all’esempio fatto sopra, per i Team, possiamo trovarci nella condizione in cui è corretto che tutti i membri del team Marketing visualizzino le Marketing Email, ma mentre il Manager responsabile deve essere l’unico a poterle pubblicare, gli Specialisti devono poter modificare, mentre gli Stagisti devono soltanto poterle leggerle.
Manager, Specialisti e Stagisti faranno tutti parte del Team Marketing, ma con tre Ruoli diversi, che ci permetteranno di impostare in maniera granulare gli accessi, per ciascuna mansione. In caso di utenti con privilegi particolari, differenti rispetto al loro Ruolo, è sempre possibile definire e assegnare gli accessi, a livello individuale.
Conclusioni
Una corretta impostazione degli accessi ai diversi elementi del CRM è un passaggio fondamentale, per garantire nel tempo una gestione corretta e sicura delle informazioni e delle operazioni ad esse correlate; collaborare con un Partner Hubspot di livello significa trovare supporto (tanto tecnico quanto strategico) e potersi affidare a un metodo consolidato, per la definizione e l’impostazione dei privilegi corretti, per ciascun utente, ruolo e team. Si tratta di una best practice irrinunciabile, e di un investimento intelligente, che renderà più semplice, organizzato e sicuro il lavoro sul CRM, negli anni successivi.