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I workflow sono uno degli strumenti più potenti, in quanto consentono di automatizzare attività ripetitive e di creare un flusso di lavoro personalizzato per ogni contatto. Vedremo alcune azioni avanzate per creare un workflow efficace e come gestire le impostazioni del workflow.
La funzione di re-enrollment
Il re-enrollment è una funzionalità avanzata dei workflow in HubSpot che consente di reinscrivere i contatti nel workflow dopo che hanno completato tutte le azioni. Ciò significa che, una volta che un contatto ha completato il workflow, verrà nuovamente inserito nel workflow se soddisfa nuovamente il trigger. Questo può essere utile in situazioni in cui si desidera continuare a seguire un contatto o inviargli messaggi o azioni specifiche in base alle azioni che hanno compiuto in passato.
Per abilitare il re-enrollment, è necessario cliccare sul trigger e andare sulla barra laterale. Qui è possibile selezionare l'opzione re-enrollment e selezionare il trigger che si vuole utilizzare per far entrare nuovamente i contatti nel workflow.
È importante notare che il re-enrollment può aumentare il numero di contatti nel workflow, quindi è consigliabile utilizzarlo con attenzione e monitorare le statistiche del workflow per evitare ad esempio di inviare troppe comunicazioni ai contatti.
Le azioni dei workflow
In HubSpot, sono disponibili diverse azioni che possono essere utilizzate per automatizzare i processi nei workflow. Tra queste azioni, si possono trovare: l'invio di e-mail, l'aggiunta o la rimozione di contatti da una lista statica, l'aggiornamento di una proprietà e molte altre ancora. Ognuna di queste azioni ha i propri parametri che possono essere configurati per personalizzare l'azione e adattarla alle esigenze specifiche del workflow. A seguire andremo a vedere alcune azioni avanzate.
Inserire i contatti in un altro workflow
L'azione "Enroll in another workflow" consente di iscrivere un contatto in un altro workflow all'interno di HubSpot. Questa azione è utile per creare flussi di lavoro a cascata, in cui un contatto viene inserito in un nuovo workflow dopo aver completato un altro.
Per utilizzare questa azione, è necessario aggiungerla al proprio workflow e configurare i parametri necessari. I parametri includono la selezione del workflow in cui si desidera iscrivere il contatto e la possibilità di scegliere se il contatto deve essere iscritto solo se soddisfa determinate condizioni (ad esempio tramite un if).
I webhook
L’azione webhook è un metodo per inviare informazioni da un'applicazione all'altra in modo automatico.
Per utilizzare questa azione, è necessario aggiungerla al proprio workflow e configurare i parametri necessari, come l'URL del webhook e i parametri da inviare.
Gli usi possibili dei webhooks sono molteplici, ad esempio si può creare un webhook per inviare i dati dei contatti di HubSpot a un CRM esterno oppure per creare un record in un'altra piattaforma quando un contatto completa un form. Inoltre, è possibile utilizzare un webhook per avviare un'azione in un'altra piattaforma in base all'avvenimento di un trigger all'interno di HubSpot.
In sintesi, l'azione webhook offre una grande flessibilità per automatizzare i processi e integrare i propri workflow con altre piattaforme. Bisogna tenere presente che è importante testare e verificare la configurazione del webhook per evitare errori e problemi di comunicazione con l'altra piattaforma.
L'azione "Go to other action"
L'azione "Go to other action" consente di saltare ad un'altra azione specifica all'interno del workflow, anziché continuare con la sequenza di azioni predefinita. Questa azione è utile per creare flussi di lavoro più flessibili e personalizzati, in grado di adattarsi alle esigenze specifiche. Per utilizzare questa azione, è necessario selezionarla nell'elenco delle azioni disponibili e configurare i parametri necessari, come la selezione dell'azione specifica a cui si vuole saltare.
Azioni con app esterne
Quando si collega un'applicazione esterna al proprio account HubSpot, si aprono nuove opportunità per automatizzare i processi e personalizzare i propri workflow. Infatti alcune delle applicazioni esterne consentono di utilizzare delle azioni specifiche che possono essere utilizzate all'interno dei workflow di HubSpot. Ad esempio, utilizzando una piattaforma come Zoom per organizzare webinar, è possibile creare un workflow che invii automaticamente i contatti che si iscrivono tramite un form di HubSpot direttamente sulla piattaforma di Zoom.
Le impostazioni del workflow
La sezione "Settings" nei workflow di HubSpot consente di gestire le impostazioni avanzate del proprio flusso di lavoro. In questa sezione, è possibile configurare diverse opzioni per personalizzare il proprio workflow e adattarlo alle esigenze specifiche.
Nelle impostazioni generali del workflow possiamo decidere quando vogliamo che il workflow venga eseguito, ad esempio solo dal lunedì al venerdì in una determinata fascia oraria.
Inoltre in “Unenrollment and suppression” possiamo impostare alcune opzioni per rimuovere i contatti che non soddisfano più i criteri di enrollment e impedire che liste specifiche di contatti entrino nel workflow.
