Indice
- Che cos'è un workflow?
- Quante tipologie di workflow esistono?
- Impostare i trigger
- Aggiungere le azioni
- Impostare il goal
- Gestire le impostazioni
Che cos'è un workflow?
Un workflow è uno strumento che permette di automatizzare diverse attività. In questo articolo andremo a esplorare le nozioni di base per la creazione dei workflow.
Quante tipologie di workflow esistono?
In fase di creazioni di un workflow ci sono 4 opzioni tra cui scegliere:
- Blank workflow: iniziate con un flusso di lavoro vuoto e aggiungete il trigger e le azioni.
- Schedule (disponibili solo con i piani: Operations Hub Professional ed Enterprise): questa tipologia di workflow permette di impostare una pianificazione del flusso in modo che si ripeta a intervalli regolari e predeterminati, ad esempio giornalmente, settimanalmente, mensilmente o annualmente.
- Specific Date e Contact date property: iniziate con un flusso di lavoro vuoto e aggiungete azioni che vengono eseguite in base a una data specifica oppure a un data impostata su una proprietà di contatto.
Impostare i trigger
I trigger sono i criteri che permettono a un contatto di entrare all'interno del flusso.
I trigger possono essere impostati sulla base delle informazioni (proprietà) di ciascun contatto oppure sulla base delle azioni da lui svolte.
Un esempio: la compilazione di un form, la ricezione di un'email, l'appartenenza a un determinato paese e qualsiasi altra informazione che conosciamo rispettivamente a un contatto, l'interazione con una call to action o un pagina e così via.
Aggiungere le azioni
Una volta impostato il criterio per il quale vogliamo che un contatto entri nel flusso, andremo a inserire l'azione che vogliamo automatizzare.
Prima di aggiungere l'azione possiamo inserire un "delay"; in questo modo, una volta acceso il workflow, l'azione si verificherà dopo il delay impostato. Possiamo impostare i delay di qualche minuto, qualche ora oppure qualche giorno.
Per aggiungere un'azione al flusso, dovrai cliccare sul "+" sotto al trigger, a quel punto si aprirà a destra una sezione dove potrai scegliere l'azione da inserire.
Le azioni di base che possiamo automatizzare tramite i workflow sono:
- L'invio di comunicazioni interne
Per inviare una mail interna dovrai scegliere il contatto a cui inviare la mail e inserire l'oggetto e il testo.
- L'invio di comunicazioni esterne
Per inviare comunicazioni esterne dovrai selezionare la mail precedentemente creata in HubSpot.
- L'assegnazione di una proprietà a un contatto
Per assegnare una proprietà a un contatto dovrai selezionare la proprietà e il valore da assegnare. (Questa azione può essere utile ad esempio per assegnare un'interesse specifico in base alle azioni effettuate da un contatto)
- L'integrazione con un evento su zoom oppure su twentythree
Impostare il goal
Alcuni workflow possono avere un obiettivo, ad esempio uno degli obiettivi più comuni è l'iscrizione a un evento.
In questo caso il workflow invia una mail di invito a una determinato tipo di pubblico (trigger), per iscriversi a un evento; il goal sarà la compilazione del form presente sulla pagina id iscrizione.
Ogni volta che un contatto rispecchia il goal verrà tolto in automatico dal workflow, e questo permette anche di monitorare quanti goal sono stati raggiunti.
Gestire le impostazioni
Puoi scegliere se il workflow dovrà essere attivo in qualsiasi momento oppure impostare un orario specifico o un giorno della settimana in cui questo dovrà eseguire le azioni impostate.
Puoi impostare una lista di contatti da escludere dal workflow
